Unter dem Abschnitt Automatismus bei Ticketereignis in Einstellungen: Dispatcher erhalten Sie einen Überblick über alle Geschäftspartner, für die Regeln zum automatischen E-Mail- oder Webhook-Versand eingerichtet wurden.
Interne Tickets werden durch Automatismen nicht berücksichtigt.
Automatismus hinzufügen
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Im ersten Schritt können Sie einen Geschäftspartner oder Kontakt wählen, für den der Automatismus angelegt werden soll. Wenn Sie diese Zeile frei lassen, wird der Automatismus auf alle Geschäftspartner angewendet.
Unabhängig der später konfigurierten Regeln wird der Automatismus nur auf Tickets des ausgewählten Geschäftspartners oder Kontakts angewandt.
Versandart
Daraufhin können Sie die Versandart wählen. Wenn die Versandart Webhook gewählt wird, kann via Webhook dieselbe Nutzlast, die auch der API-Endpunkt Ticketinformationen abrufen als Antwort zurückgibt, an eine frei pro Ereignis definierbare URL gesandt werden. Pro Ereignis kann in diesem Fall im Feld Webhook Url eine URL hinterlegt werden.
Wird die Versandart Email gewählt, kann pro Ereignis eine Mail versandt werden. Pro Ereignis können Sie bestimmen, ob der Automatismus Ticketanhänge und Positionsanhänge versenden soll, welches E-Mail-Template dabei genutzt werden soll und welche Positionen in der E-Mail versandt werden sollen.
Geben Sie im nächsten Schritt die E-Mail Empfänger an, welche durch den Automatismus benachrichtigt werden sollen.
Hierbei stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
- Ersteller
- Hauptansprechpartner oder Ticket Ersteller
- Alle Ansprechpartner
- E-Mail-Adresse (kann direkt im Feld eingegeben und mit der Enter-Taste übernommen werden)
Ist „Hauptansprechpartner oder Ticket Ersteller“ gewählt, wird der Hauptansprechpartner bevorzugt kontaktiert, andernfalls der Ticketersteller.
Geben Sie im daraufhin den E-Mail-Sender und die E-Mail-Signatur an. Hierbei stehen Ihnen die festgelegten Bereichs-E-Mail-Adressen und die dazugehörigen Signaturen zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie unter Postfächer für E-Mail Versand einrichten.
Durch die Automatismen werden vertrauliche und nicht-freigegebene Tickets uneingeschränkt berücksichtigt. Ist dies nicht gewollt, so muss eine entsprechende Ticketregel angelegt werden.
Ereignisse
Aktivieren Sie anschließend die Ereignisse, bei denen der Automatismus ausgeführt werden soll. Aktivieren Sie hierfür die Checkbox ist aktiv.
Bei Ticketerstellung
Der Automatismus wird mit der Erstellung eines neuen Tickets ausgelöst.
Wird ein Ticket über den Mail-Crawler erstellt, so werden keine E-Mails durch den Automatismus bei Ticketerstellung an den E-Mail-Sender versendet.
Bei Bearbeitungsstart
Der Automatismus wird mit dem Bearbeitungsstart eines Tickets ausgelöst.
Zusätzlich stehen Ihnen hier Optionen zur Verfügung, die Einschränken ob der Automatismus nur bei dem ersten oder bei jedem Bearbeitungsstart ausgeführt werden soll. Darüber hinaus ist einstellbar, ob das Wiedereröffnen von Tickets dazu zählt.
Bei Ticketänderung
Der Automatismus wird mit der Änderung der Ticketbeschreibung oder des Ticketbetreffs sowie bei einer neuen Ticket-Position ausgelöst.
Zudem können Sie hier Ticket-Positionsregeln bestimmen, welche einschränken, bei welchen Positionen der Automatismus ausgeführt werden soll.
Die Sichtbarkeit von Positionen wird hierbei nicht automatisch berücksichtigt.
Sollen keine internen Positionen versendet werden, so muss eine entsprechende Positionsregel angelegt werden.
Bei Ticketabschluss
Die angegebenen E-Mail-Empfänger erhalten bei dem Abschluss eines Tickets des Geschäftspartners oder Kontakts eine E-Mail-Benachrichtigung.
Automatismus bearbeiten oder löschen
Um einen bestehenden Automatismus zu bearbeiten, klicken Sie in der Auflistung auf 
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kann der Automatismus gelöscht werden.
