Mailing-Ansicht

Die Mailing-Ansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Mails aus einem Ticket zu versenden.

Sender und Signatur

Wählen Sie im ersten Schritt den Sendername sowie die Signatur.

Es stehen Ihnen alle Postfächer und Signaturen der Bereiche mit Bearbeitungsrechten zur Verfügung. Zusätzlich können Sie Ihre persönlichen Postfächer einbinden. Mehr dazu erfahren Sie unter E-Mail und Mail-Crawler Account Verwaltung.

Empfänger

Legen Sie im nächsten Schritt die Empfänger der E-Mail fest. Hierbei können Sie zwischen Empfänger, CC und BCC wählen.

Empfänger werden immer absteigend nach folgender Logik sortiert:
1. Verlauf
2. Hauptkontakt
3. Kontakte
4. Hauptgeschäftspartner Kontakte
5. Kontakte des Geschäftspartners
6. Bearbeiter

Dabei werden doppelte E-Mail-Adressen entfernt.

E-Mail-Template

Wählen Sie im nächsten Schritt das E-Mail Template, welches die Grundlage für Ihre E-Mail bildet. Hierbei stehen Ihnen im Standard die folgenden Templates zur Verfügung:

• Info: Enthält Ticketinformationen (Betreff, Beschreibung, Ticketnummer, etc.) sowie den Text der Mailing-Ansicht
• Statusbericht: Enthält Ticketinformation (Betreff, Beschreibung, Ticketnummer, etc.) sowie den Text der Mailing-Ansicht. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Ticketpositionen auszuwählen
• Erstellung: Steht Ihnen nach der Ticketerstellung zur Verfügung, wenn noch keine (automatische) Eingangsbestätigung versendet wurde

Die zur Verfügung stehenden E-Mail-Templates sowie deren Aufbau und Inhalt können durch Ihren Systemadministrator festgelegt werden. Weitere Informationen erhalten Sie unter E-Mail-Einstellungen.

E-Mail Vorschau

Mit dem Button können Sie die E-Mail Vorschau öffnen, um, die Anzeige mit dem ausgewählten E-Mail-Template zu prüfen, bevor Sie die E-Mail verschicken.

Hier sehen Sie dann alle E-Mail Informationen im Überblick sowie die Ticketpositionen und ergänzten Inhalte mit dem ausgewählten Ticket Template. Ist die Vorschau der E-Mail für Sie soweit wie von Ihnen gewünscht können Sie dieses mit dem Button „Senden“ absenden, andernfalls schließen Sie die Mail-Vorschau über den Button „Schließen“.

Zusätzliche Inhalte

Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, einen zusätzlichen Inhalt zu verfassen.

Hierbei haben Sie die Möglichkeit, Bilder und Tabellen hinzuzufügen.

Um verschlüsselte E-Mails zu verschicken, fügen Sie „[confidential]“ hinzu.

Anhänge

Unter Anhänge haben Sie die Möglichkeit, bereits bestehende Ticketanhänge mit der E-Mail zu versenden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, neue Anhänge hochzuladen.

Neue Anhänge werden automatisch dem Ticket hinzugefügt.

Park Optionen

Unter Park Optionen haben Sie die Möglichkeit, das Ticket nach dem E-Mail Versand zu parken. Aktivieren Sie hierfür die Checkbox Ticket parken.

Anschließend können Sie festlegen, ob das Ticket nach dem Auslaufen der Parkdauer automatisch geschlossen werden soll. Aktivieren Sie hierzu die Checkbox.

Legen Sie im letzten Schritt das Datum und die Uhrzeit für das Ende des Parkens fest.