In diesem Artikel werden die Best-Practices für die Abrechnung mit Tesseron beschrieben. Tesseron verfügt über ein mehrstufiges Abrechnungssystem für die ideale Erfassung, Prüfung und Abrechnung Ihrer Leistungen an Ihre Kunden.
Konfiguration der Abrechnung
Um mit Tesseron Zeiten erfassen zu können, müssen die folgenden Konfigurationen eingerichtet werden.
Benutzerrollen
Fügen Sie zu Ihren Tesseron Benutzern die Abrechnungsrollen hinzu. Hierbei stehen Ihnen die folgenden Rollen zur Verfügung:
- INV Viewer: Fügen Sie diese Rolle zu einem Benutzer hinzu, wenn dieser Benutzer die erfassten Abrechnungshinweise und Serviceeinsätze der Kollegen einsehen können soll. Typische Benutzer mit dieser Benutzerrolle: Geschäftsführer, Account Manager
- INV User: Fügen Sie diese Benutzerrolle allen Benutzern hinzu, welche Abrechnungshinweise und Leisstungserfassungen in Tesseron erfassen sollen. Typische Benutzer mit dieser Benutzerrolle: Techniker, Support Mitarbeiter, Consulting
- INV Editor: Fügen Sie diese Benutzerrolle allen Benutzern hinzu, welche Serviceeinsätze erstellen und bearbeiten können sollen. Typische Benutzer mit dieser Benutzerrolle: Administration, Teamleads
- INV Dispatcher: Fügen Sie diese Benutzerrolle allen Benutzern hinzu, welche die alle Abrechnungshinweise, Serviceeinsätze und Leistungserfassungen überblicken und verwalten sollen. Typische Benutzer mit dieser Benutzerolle: Head of Service Desk, Teamleads, Administration
- INV Admin: Fügen Sie diese Benutzerrolle allen Benutzern hinzu, welche die Abrechnung auf Ihrer Tesseron-Instanz verwalten und administrieren sollen.
Alle Informationen zur Konfiguration von Benutzerrollen finden Sie unter: Benutzerverwaltung.
Monteure + Monteurgruppen
Nutzen Sie Monteurgruppen, um in den Abrechnungsdashboards schnell einen Überblick über die Leistungen einzelner Teams zu erhalten. Zusätzlich können Abrechnungsartikel zu Monteurgruppen hinzugefügt werden, wodurch diese allen Monteure der Gruppe zur Verfügung stehen. Hierdurch reduziert sich Ihr Administrativer Aufwand.
Alle Informationen zur Konfiguration von Monteuren und Monteurgruppen finden Sie unter: Abrechnungseinstellungen.
Abrechnungsartikel
Artikel dienen in Tesseron der gezielten Erfassung von Leistungen und der Zuordnung der Leistungen in Ihrem ERP-System zu Preisen und Stundensätzen.
Artikel können sowohl für einzelne Monteure als auch für Monteurgruppen angelegt werden. Die zentralen Einstellungsmöglichkeiten bei Artikeln sind die Mengeneinheit und Zeiteinheit:
- Mengeneinheit in Minuten: Definiert die kleinste abrechenbare Menge in Minuten
- Zeiteinheit in Minuten: Definiert wie viele Minuten der Menge 1 entsprechen
Beispiel 1: Mengeneinheit 15 Minuten, Zeiteinheit 60 Minuten
In diesem Beispiel werden alle erfassten Leistungen auf 15 Minuten gerundet. Gleichzeitig entsprechen 60 Minuten der Menge 1:
- Position 1: 09:00 – 09:05 –> Menge 0,25
- Position 2: 10:30 – 11:15 –> Menge 0,75
- Gesamt: Menge 1
Beispiel 2: Mengeneinheit 1 Minute, Zeiteinheit 60 Minuten
In diesem Beispiel werden die erfassten Leistungen der Positionen nicht gerundet. Gleichzeitig entsprechen 60 Minuten der Menge 1:
- Position 1: 09:00 – 09:05 –> Menge 0,083
- Position 2: 10:30 – 11:15 –> Menge 0,75
- Gesamt: Menge 0,83
Beispiel 3: Mengeneinheit 1 Minute, Zeiteinheit 1 Minute
In diesem Beispiel werden die erfassten Leistungen der Positionen nicht gerundet. Gleichzeitig entspricht 1 Minute der Menge 1:
- Position 1: 09:00 – 09:05 –> Menge 5
- Position 2: 10:30 – 11:15 –> Menge 45
- Gesamt: Menge 50
Beispiel 4: Mengeneinheit 480 Minuten, Zeiteinheit 1 Minute
In diesem Beispiel werden alle erfassten Leistungen auf 480 Minuten gerundet. Gleichzeitig entsprechen 60 Minuten der Menge 1:
- Position 1: 09:00 – 09:05 –> Menge 8
- Position 2: 10:30 – 11:15 –> Menge 8
- Gesamt: Menge 16
Prüfung der erfassten Zeiten + Serviceeinsatzerstellung
Für die Prüfung der erfassten Zeiten und die Erstellung der Serviceeinsätze aus diesen stehen Ihnen in Tesseron zwei Varianten zur Verfügung.
Alle Informationen zur Erstellung von Serviceeinsätzen finden Sie unter: Serviceeinsatz erstellen und verwalten
Prüfung und Erstellung von Serviceeinsätzen
Variante 1: Einstufige Prüfung und Erstellung
In dieser Variante erfolgt ide Erfassung der Abrechnungshinweise sowie die Erstellung der Serviceeinsätze durch die Monteure selbst. Hierfür benötigen alle Monteure die Benutzerrollen INV User und INV Editor.
Eine Prüfung der erstellten Serviceeinsätze wird in aller Regel nach der Übertragung in das ERP System vorgenommen.
Variante 2: Zweistufige Prüfung und Erstellung
In dieser Variante gibt es eine Trennung zwischen der Erfassung der Abrechnungshinweise und der Prüfung und Erstellung von Serviceeinsätzen.
Die Monteure sind ausschließlich für die Erfassung der erbrachten Zeiten in Abrechnungshinweisen zuständig. Die Monteure benötigen nur die Benutzerrolle INV User.
Die erfassten Abrechnungshinweise werden anschließend von zentralen Positionen wie bspw. Teamleads. Benutzer, welche für die Prüfung und Erstellung der Serviceeinsätze verantwortlich sind, benötigen die Benutzerrolle INV Editor bzw. INV Dispatcher.
Zeitpunkt der Serviceeinsatz Erstellung
Der Erstellung von Serviceeinsätzen aus erfassten Abrechnungshinweise erfolgt in aller Regel zu den folgenden Zeitpunkten.
Zeitpunkt 1: Ticketabschluss
Die in einem Ticket erfassten Abrechnungshinweise werden nach dem Ticketabschluss geprüft und in einen Serviceeinsatz umgewandelt. Zu diesem Zeitpunkt müssen alle erbrachten Leistungen als Abrechnungshinweise erfasst sein.
Zeitpunkt 2: Zyklische Erstellung
Die in Tickets erfassten Abrechnungshinweise werden zu festgelegten Zeitpunkten zu Serviceeinsätzen umgewandelt. Dabei spielt es keine Rolle, welchen Status das zugrundeliegende Ticket hat.
Übertragung der Serviceeinsätze in das ERP System
Die Übertragung der erstellen Serviceeinsätze in das ERP System erfolgt meist zu einem fest definierten Zeitraum am Monatsende oder zyklisch in einem fest-definierten Intervall.
Bei der Übertragung der Serviceeinsätze sollte darauf geachtet werden, dass nur Serviceeinsätze mit dem Status „In Bearbeitung“ exportiert werden.
Im Zuge des Exports sollte darauf geachtet werden, dass alle Serviceeinsätze im Zuge des Exports abgeschlossen werden.
Erfolgt ein Abruf und Übertrag der Serviceeinsätze über die API (Serviceeinsätze abrufen), sollten abgerufene Serviceeinsätze anschließend ebenfalls über die API abgeschlossen werden (Serviceeinsätze abschließen).
Hierdurch erhalten Sie stets einen Überblick über die offenen und bereits abgerechneten Leistungen Ihrer Tesseron Instanz.
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