Umgang mit duplizierten Kontakten

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Daten zu Geschäftspartnern und Kontakten bieten eine wichtige Grundlage für eine zufriedenstellende Kommunikation und transparente Dokumentation. In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie idealerweise duplizierte Kontakte zusammenführen können.

Um Kontakte bearbeiten zu können, benötigen Sie die Benutzerrolle Contact Editor. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Anpassen und Löschen

Sichten Sie als Erstes alle Kontakte, welche derselben Person zugeordnet werden können. Identifizieren Sie dabei den Kontakt, der die meisten zugeordneten Tickets besitzt. Dieser wird beibehalten, alle anderen Kontakte werden gelöscht.

Entfernen Sie daraufhin aus den anderen Kontakten die E-Mail-Adresse sowie Erreichbarkeiten oder übertragen Sie diese (sofern nötig) zu dem Kontakt, welcher beibehalten wird. Dies stellt sicher, dass neue Tickets nur noch diesem richtigen Kontakt zugewiesen werden. Diese Anpassungen können Sie über die Quick-Edit-Funktion () durchführen. Bewegen Sie dafür Ihren Cursor über den Wert, den Sie bearbeiten oder löschen möchten.

Als Nächstes können Sie den Status überflüssiger Kontakte auf Gelöscht setzen. Öffnen Sie hierfür zunächst den Kontakt und klicken Sie bei Informationen auf . Nachdem Sie den Status gewählt und auf geklickt haben, ist der Kontakt gelöscht.

Gelöschte Kontakte werden nicht in der Suche angezeigt, wenn der Status nicht explizit in der detaillierten Suche gesetzt wurde. E-Mails von Adressen, die einem gelöschten Kontakt zugeordnet sind, werden möglicherweise nicht importiert.

Übertrag der alten Tickets

Zur besseren Übersicht ist empfehlenswert, die gelöschten Kontakte in bestehenden Tickets mit dem korrekten Kontakt zu ersetzen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist eine klare Zuweisung des Kontakts zu Tickets, die zu diesem gehören. So kann auch zukünftig schnell und effizient ein historisches Ticket des Kontakts gefunden werden.

Gehen Sie hierzu die einzelnen Tickets in den Abfragen (Geschlossene Tickets, Tickets in Bearbeitung, Geparkte Tickets, Offene Tickets) jedes gelöschten Kontaktes durch und ersetzen Sie den gelöschten mit dem korrekten Kontakt in jedem Ticket.

Falls in einem Ticket das Ersetzen des Hauptkontakts durch einen Klick auf nicht möglich ist, können Sie alternativ den korrekten Kontakt über zum Ticket hinzufügen, sodass auch dieser mit dem Ticket verknüpft ist.